CONTRACTMANAGER VERSUS INKOPER – BEHEERS JIJ JE ROL?
Als waterpoloster speelde ik graag tussen de linies. Ik verbond de verdediging met de voorhoede. Maar… er was ook altijd de drang om te scoren. En als het me lukte, dan vaak met behulp van een techniek die iedereen verraste.
Ik tikte de balletjes door zonder te zien waar de goal was, maar haarfijn aanvoelend waar de ruimte in het doel lag. Ik zag én voelde de kansen…
KOPJE ONDER
Recentelijk probeerde ik een parallel te trekken met mijn werk. Ik vroeg mij af wie in dit speelveld nu de contractmanager was en wie de inkoper. Was de contractmanager de verbinder en de inkoper de spits?
Als spits in een waterveld word je vaak dusdanig belaagd dat je regelmatig ‘kopje onder’ gaat. Letterlijk. De regels van het waterpolospel behoeden je hiervoor niet. Als je de bal vast hebt, mag er veel, zolang de bal maar niet ‘onder’ gaat. De speler is van minder belang op dat moment.
Als we deze parallel doortrekken naar het huidige speelveld van de overheidsinkoper, dan zwaait deze met de aanbestedingswetgeving, maar ook met allerlei andere systeem- en contractvereisten. Zodanig dat hij bijna ‘kopje onder’ gaat door de regels.
De kunst is om los te laten en letterlijk weer adem te halen. Ruimte om je heen te creëren en in de lege ruimte te bewegen. Exact zoals een spits in het waterveld dat doet. De bal (de procedures en regeltjes) loslaten, ademhalen en je eigen spel maken op zoek naar het doel (lees: de doelstellingen).
Wil je hierbij scoren om te winnen of wil je attractief zijn voor je publiek, je supporter, je (interne) klant?
CLUPPIE
De contractmanager heeft een heel eigen rol. Hij beweegt tussen de linies, verbindt de business met… ja, met wat eigenlijk?
Verbindt hij de achterhoede met de voorhoede? Of doet hij meer? En, wat is de achterhoede eigenlijk? Is dat je ‘cluppie’ (de organisatie) of is het de vraag van de (interne) klant. Speel je voor het systeem of voor het doel?
Wat drijft jou?
Wat drijft mij?
WAAR DEDEN WE HET OOK ALWEER VOOR?
Mijn doel is om verbindingen te leggen en de mensen om mij heen in een scorende positie te brengen. Soms is het moeilijk om te zien dat er kansen blijven liggen of men zich verliest in de (regel)druk en/of beïnvloeding door de stakeholders in het spel om zich heen. Dan kan ik het soms niet nalaten om inzichtelijk te maken hoe je kansen benut en daarmee van toegevoegde waarde bent.
In organisaties is het net zo. Het is vaak frustrerend om te ervaren dat men de kansen niet ziet. Of: de kansen wel ziet, maar niet in staat is om ze te ‘verzilveren’. Een kleine verbetering is dan het grootste gewin. Als je het ‘spel’ doorhebt, kun je zowel inkoper als contractmanager zijn. Zolang je maar weet welke rol je hebt. Beide functies vullen elkaar aan en kunnen niet zonder elkaar. Ze hebben een eigen positie en taak, maar dienen hetzelfde doel.
In alles wat ik doe, ben ik op zoek naar de hogere toegevoegde waarde voor een organisatie. Het waarom. Of, zoals Wouter Hart zich afvraagt in zijn boek Verdraaide organisaties – terug naar de bedoeling: ‘Waar deden we het ook al weer voor?’
In veel omgevingen zijn we de bedoeling uit het zicht verloren. We worden gedreven door een systeemwereld die van buiten naar binnen ons doen en laten bepaalt. En deze wereld wordt geregeerd door ons denken.
VAN BINNEN NAAR BUITEN
Ik werk van binnen naar buiten. De bedoeling – het hart – wordt ondersteund door de systeemwereld: de hersenen. Daarin manifesteert zich dát wat gezien de situatie en de omstandigheden gewenst en noodzakelijk is. Een manifestatie die de leefwereld soepel(er) laat verlopen.
Met het doel voor ogen kunnen deelnemers aan het spel zich verbinden. Er wordt immers geappelleerd aan je passie (het hart) én je kennis en kunde (de hersenen). Met zicht op de bedoeling staat de mens centraal en zijn we in staat om te scoren (lees: waarde toevoegen). Vanuit elke mogelijke positie.
De Inkoopfilosoof
Grappig ik zou de contractmanager in de spits zetten. Hij is altijd gefocust op het doel van het project, is het contactpunt met opdrachtnemer weet als geen ander hoe de opdrachtnemer denkt en reageert. De inkoper is de man/vrouw met overzicht. Heeft tactische en strategisch skills. Weet hoe de hele markt opereert. Weet hoe de markt in beweging kan komen en hoe meerwaarde uit de hele markt kan worden benut, zonder op de man te spelen. Haalt informatie op bij de rest van het team voor een optimum tussen project en organisatie doelen. Achterin zou ik een controller zetten. Deze zorgt voor de solide basis die je altijd nodig hebt. Kan te gekken acties van inkopers en contractmanagers tegen houden en/of in de eigen organisatie uitleggen. Eigenlijk raar dat de inkopers nooit als aanvoerders worden benoemd…
Mooie aanvullende analyse!
De inkoper heeft het overzicht ……….. Natuurlijk alleen het vanuit zijn blikveld en zijn bril als inkoper. Ik zie overheidsinkopers van de ene aanbesteding naar de andere aanbesteding hollen dus dat moeten heel wat overzichten zijn toch? Inkoop kenmerkt zich door een vakinhoudelijk specialist en een “algemeen” inhoudelijk generalist?
Ik verkondig de mening dat inkopers en contractmanagers een andere blik op dezelfde werkelijkheid hebben. Controle is nodig en waar de inkoper binnen de overheid vooral gestuurd wordt op rechtmatigheid is het goed te beseffen dat de contractmanager op het snijvlak van rechtmatigheid en doelmatigheid verantwoording aflegt. Een inhoudelijk specialist opererend in een wereld van specialisten.
Samen ben je telkens deel van een projectorganisatie en vervul je de rol die verwacht wordt. Het team heeft een aanvoerder en aan de zijlijn een coach en trainer. Een controller zal in een scheidsrechterrol een wedstrijd met alle respect doodfluiten. Controle achteraf mag en moet altijd.